Auch wenn der Computer heute im Büro das Hauptarbeitsmittel ist, ganz ohne Papier und die guten alten Ordnungshilfen geht es meist doch nicht. Verschiedene Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden. Notizen zu Telefonaten macht man immer noch am besten mit Stift und Papier und auch kreative Arbeiten gelingen mit einem ersten Entwurf ohne Computer oft besser.
Ordnung spart Zeit und Geld
Mancher behauptet zwar gerne «Das Genie beherrscht das Chaos!» – doch leider sind echte Genies zu selten, um sich darauf zu verlassen. Eine gut sortierte Ablage, in welcher sich der gesuchte Vorgang schnell und sicher gefunden werden kann, hält Ordnung im Büro und spart Zeit und damit auch Geld. Die Ablage kann verschieden organisiert werden. Sind die Vorgänge umfangreicher, so sind Hefter oder sogar Firmenordner eine gute Wahl. Die Hefter sollten durch die Beschriftung dem jeweiligen Fakt zielsicher zugeordnet werden, eventuell mit Angabe einer eignen Ordnungsnummer. In einem Firmenordner können auch mehrere Vorgänge zusammengefasst werden, Trennstreifen oder Registerkarten ermöglichen das schnelle Auffinden der gesuchten Informationen. Viele Onlineshops bieten Büroartikel zum Versand und für Firmenordner in grosser Bestellmenge oder einer Grossbestellung auch noch Rabatte. Eine Ablage mit Hängeregistratur spart Platz im Aktenschrank und bietet gute Übersicht.
Vor Kunden präsentieren
Wer im Verkauf tätig ist oder seine Arbeit anderen Kollegen erläutern muss, wird mit dem Anlegen einer Präsentationsmappe bessere Ergebnisse erzielen, als mit einer wüsten Zettelsammlung. Eine Präsentationsmappe kann elegant in Firmenfarben und eventuell sogar mit entsprechendem Aufdruck erstellt werden. Je höher die Qualität der Ausführung und natürlich auch des Inhaltes, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das gute Stück vorzeitig im Papierkorb landet. Wenn Sie Ihren Kunden Dokumente übergeben, ist es eine schöne Geste, einen Firmenordner mit zu überreichen. So kann gleich Ordnung gehalten werden und Ihre Firma ist unauffällig beim Kunden präsent. Eventuell lässt sich auch die Präsentationsmappe mit einheften, manche Ausführungen sind mit extra Heftösen ausgerüstet.
Professionell organisiert
Wer sein Büro professionell organisiert, wird die Vorteile bald nicht mehr missen wollen. Mit ein paar Handgriffen sind die richtigen Akten auf dem Tisch, Hefter und Firmenordner reihen sich artig im Regal und warten auf ihren Einsatz. Der Papierkorb gähnt und langweilt sich, weil alles hübsch aufgeräumt ist und kaum Abfall entsteht. Die Vorteile sind nicht nur für den Betreiber immens, auch Kunden und Kollegen werden Ihre zuverlässige Arbeit zu schätzen wissen.
